オプション辞書の使い方

PRUVには、追加料金なしで使える「標準辞書」、ユーザーが作成する「ユーザー辞書」、そして「オプション辞書」があります。オプション辞書は「辞書管理」画面の最下部に表示され、ここから各種設定画面に入ります。

オプション辞書には、特定のPRUV Businessユーザー用に作成したものと全PRUV Businessユーザー用のものがあります。特定のPRUV Businessユーザー用に作成したオプション辞書はそのPRUV Businessユーザーにしか表示されません。つまりA社用辞書はA社のアカウントでログインしないと表示されず、B社、C社にはA社用辞書の存在が見えることはありません。

画面1　辞書管理画面。全PRUV Businessユーザー用辞書の「公用文 用字用語辞書」のみが選択可能な辞書としてリストアップされている

オプション辞書名をクリックすると、オプション辞書のライセンス取得とユーザーへの割り当てを行う画面に遷移します。まず「辞書数量設定」の「数量」に必要数を入力し、［更新］ボタンを押して確定します。ここで入力した「数量」が辞書の「総在庫数」となります。

画面2　オプション辞書管理画面。
※料金は変更される可能性があります。実際の画面でご確認ください

なお、［更新］ボタンを押した段階で課金が発生することに注意してください。例えば「5」と入力して［更新］した直後に「4」と入力し直しても、その月は5ライセンス分課金されます（翌月以降は4ライセンス分になります）。

下の画面は、3つ在庫を確保してそれを3ユーザーに割り当てたところです。3ユーザーにチェックを入れると他のチェックボックスは無効化され、チェックできなくなります。他のユーザーに変えたい場合は、どれかのチェックを解除してください。

辞書を割り当てたユーザーを削除した場合、その辞書は解放されて在庫に戻り、他のユーザーに割り当てられるようになります。

画面3　辞書をユーザーに割り当てたところ

辞書の在庫を全て割り当てなくても［決定］ボタンを押すことは可能です。ただし割り当てなくても在庫として確保した段階で課金されます。

以上でオプション辞書が使えるようになりました（ユーザーに割り当てるまでチェックボックスは無効化さてています）。

画面4　公用文 用字用語辞書が選択可能に

辞書の在庫とユーザーへの割り当てが分離している理由

辞書に在庫の概念を取り入れた理由はコスト効率です。

在庫の概念がなく、辞書を直接ユーザーに付与する場合。例えばオプション辞書が必要な業務が月の途中でAさんからBさんに変わると、辞書に対する課金がAさんとBさんにそれぞれ発生します。

在庫の概念がある場合、オプション辞書の割り当てをAさんからBさんに変更するだけなので辞書のライセンスは1つで済みます。